Randevu notlarını düzenlemek: neyi, neden saklıyorsunuz?

Randevu notlarını düzenlemek için her kaydın bugün hangi işe yaradığını sorun. Güncel bir teyit, sevdiğiniz ortam tercihi ve artık kullanılmayan bir ekran görüntüsü aynı nedenle tutulmaz. Amacı belli olan kayıtları ayrı gruplamak, gerekli bilgiyi bulmayı kolaylaştırır. Sırf bir kez kaydedildi diye her ayrıntının süresiz kalması şart değildir.

Güncel plan, tercih ve eski kopyaları ayırın

İlk grup henüz gerçekleşmemiş randevunun güncel planıdır. İkinci grup, sonraki randevuda işinize yarayacak kişisel tercihlerdir. Üçüncü grup ise artık amacını açıklayamadığınız eski kopyalardır. Her kaydı bir gruba yerleştirmek için uzun açıklama yazmanız gerekmez.

Tercih notu “sessiz ortamı sevdim” gibi kısa olabilir. Bunun yanında bütün özel mesajlaşmayı tutmak her zaman gerekli değildir. Güncel teyit ise daha fazla ayrıntı gerektirebilir; hangi randevunun ne aşamada olduğunu anlayabilmelisiniz.

Aynı bilgiyi çoğaltmayın

Aynı saat hem ekran görüntüsünde, hem takvimde, hem notta bulunuyorsa hangisinin güncel olduğunu belirleyin. Eski olanı kaldırmadan önce gerekli bilgi taşıyıp taşımadığına bakın. Kopya sayısını azaltmak, tek doğru kaydı seçmeden rastgele silmek anlamına gelmez.

Dosya adları belirsizse içeriği açıp hangi randevuya ait olduğunu öğrenin. Tanımlayamadığınız bir görüntüyü başkasına göndererek sormak yerine önce kendi konuşma geçmişinizde dar bir karşılaştırma yapabilirsiniz. Gereksiz yayılmayı artırmadan düzen kurmak mümkündür.

Saklama amacını bir cümleyle yazın

Bir çalışma sayfasında kayıt adı, tutulma nedeni ve sonraki gözden geçirme zamanı başlıkları bulunabilir. Zamanı kaydın hâlâ işe yarayıp yaramadığına göre seçin. Resmî bir işlemle ilgili kayıt varsa onun gereğini ayrı değerlendirmek gerekir.

Örnek: “Güncel randevu teyidi; ziyareti takip etmek için tutuluyor; ziyaret sonrasında yeniden değerlendirilecek.” İkinci örnek: “Ortam tercihi; gelecek görüşmede hatırlamak için; tercih değişirse güncellenecek.” İki kayıt aynı süre ve ayrıntıya ihtiyaç duymayabilir.

Yerel düzenlemeyi genel silinme saymayın

Kendi dosyanızı kaldırmak, karşı tarafın mesajını veya başka yerdeki kopyaları kaldırdığınızı göstermez. Bir uygulamada silme veya arşivleme seçeneği kullanacaksanız o seçeneğin güncel açıklamasını okuyun. Etiketin anlamını başka uygulamadaki alışkanlığınızla tamamlamayın.

Düzenleme sonunda aradığınız güncel planı ve kişisel tercih notunu kolay bulabiliyor musunuz? Tek ilgili kontrol budur. Gereksiz kapsamlı bir arşiv sistemi kurmadan, size hizmet etmeyen kopyaları fark ederek kayıtlarınızı daha anlaşılır hale getirebilirsiniz. Hangi kaydı nerede tuttuğunuzu bilmeniz, daha sonra aynı bilgiyi yeniden arama yükünü azaltır.

Aradığınız bilgi takvimdeyse takvim notunu sadeleştirme yöntemiyle aynı planı birkaç yerde çoğaltmadan izleyebilirsiniz.