Randevuda yazışma tercihi ve arama zamanı

Randevuda yazışma tercihi sizin için önemliyse tarih ve saat bilgilerini hangi kanaldan almak istediğinizi ilk mesajda söyleyin. Tercihinizin nedenini uzun bir kişisel açıklamayla desteklemeniz gerekmez.

Yazışma kanalını ve uygun zamanı ayrı belirtin

Yazılı iletişim istemek her saatte mesaj almak istediğiniz anlamına gelmez. Aramayı kabul etmek de gün boyunca müsait olduğunuzu göstermez. Sizin için önemliyse iki bilgiyi ayrı yazın: tercih edilen kanal ve uygun zaman aralığı.

Sağlayıcının kendi iletişim düzenini de öğrenin. Bazı sorular için telefon kullanıyor veya belli bir kanaldan dönüş yapıyor olabilir. Sizin talebinizle onun düzeni uyuşmuyorsa nasıl ilerleyebileceğinizi konuşun. Tek tarafın tercihi diğer tarafın bunu kesin sağlayacağı anlamına gelmez.

Asıl ihtiyacı söyleyin

Yazışmayı isteme nedeniniz planı kolay takip etmekse tarih ve saatin yazılı teyidini istemek yeterli olabilir. Bütün iletişimin sessiz kalması sizin için önemliyse onu daha açık belirtin. “Arama yerine mesaj rica ediyorum” kısa ve uygulanabilir bir taleptir.

“İş saatlerinde aranmak istemiyorum; mesajı uygun olduğumda yanıtlayacağım” gibi bir cümle iletişim zamanını belirler. Yalnız randevu değişikliği için arama kabul ediyorsanız bunu ayrıca ekleyin. Böylece genel sohbetle son dakika plan bilgisini aynı iletişim tercihi altında toplamazsınız.

Üç örnek cümle

Durumunuza göre şu seçenekleri uyarlayın:

• “İlk bilgiyi yazılı almak istiyorum; arama yapmadan buradan yanıt verebilir misiniz?”
• “Gerekirse konuşabiliriz, fakat tarih ve saat için son bir yazılı özet rica ediyorum.”
• “Şu aralık dışında aramayı yanıtlayamam; uygun zamanda yazılı dönüş yapacağım.”

Gerçek olmayan bir zaman sınırı veya aciliyet eklemeyin. Mesajınız, karşı tarafın sizden ne bekleyeceğini de açıklayabilir. Yanıt veremediğiniz bir aramayı kabul edilmiş randevu saymak gibi belirsizliklerden kaçının.

Yazılı yanıtı daha sonra okuyacaksanız bunu söylemeniz karşı tarafın hemen dönüş beklemesini önleyebilir. “Mesajınızı uygun olduğumda okuyup yanıtlayacağım” cümlesi, randevunun henüz kabul edilmediğini de görünür tutar.

Tercih değişirse güncelleyin

Bir önceki randevuda telefonla konuşmuş olmanız her seferinde aynı biçimi istediğiniz anlamına gelmez. “Bu görüşmede yazılı ilerlemek istiyorum” diyebilirsiniz. Sağlayıcı sizi farklı kanala yönlendirirse o kanalın kendisine ait olduğunu ve hangi amaçla kullanılacağını öğrenin.

Son planı, hangi kanaldan konuşulursa konuşulsun, size anlaşılır bir biçimde saklayın. İletişim tercihinin amacı sohbeti kurala boğmak değil, iki tarafın ulaşılabilirlik ve kayıt beklentisini netleştirmektir. Kısa bir başlangıç notu, sonradan açıklama yapmak zorunda kalacağınız birçok küçük belirsizliği azaltabilir.

Yanıt sesli gelirse sesli randevu mesajını kısa yazılı özete çevirme yöntemiyle planı yine kolay bulunur halde tutabilirsiniz.